Tagi

,

Wiem, że na kilku blogach ten temat już poruszano (np. tu i tu), ale przysłowiowy szlag mnie trafia po raz kolejny, więc i u siebie coś na ten temat napiszę. A szlag mnie trafia, gdyż kandydaci i kandydatki do wyższego wykształcenia mają problem z napisaniem prostego maila, w którym zastosują podstawowe zasady oficjalnej korespondencji, bo chyba za taką należy uznać tą na linii student – wykładowca.

Zdarza się, że irytacja zaczyna się we mnie budzić już na widok samego tytułu maila, który bywa skonstruowany niczym jakiś szyfr:

s. lic.

 albo

 sem

 albo

 pr. lic. jut.

Jeśli ktoś się nie połapał, to autorzy i autorki mieli na myśli po kolei: „seminarium licencjackie”, „seminarium” oraz „pracownię licencjacką jutro”. Obok tego są oczywiście maile całkowicie pozbawione tematu, bo i po co zużywać klawiaturę?

Jeśli już wyświetlę taką wiadomość na monitorze, to zwykle zaczyna się ona od „zwrotu grzecznościowego” rzecz jasna:

 witam

 lub

 witam panie Dr.

A co ja jestem, dla owego indywiduum? Pan „dy-ry”? A kim jest ów nadawca, żeby zwracać się do mnie protekcjonalnym „witam”? Jak się domyślam, nie wie, że użycie zwrotu „witam” sugeruje nadrzędną pozycję w stosunku do adresata. To gospodarzowi wypada użyć słowa „witam” nie gościom. I nie wie, że zdecydowanie bardziej adekwatne byłoby by użycie sformułowania takiego jak na przykład „Szanowny Panie Doktorze”, „Panie Doktorze”, albo chociaż „dzień dobry”. Choć trzeba być fair. Wszak „witam panie Dr.” to zawsze więcej niż nic, a i to się zdarza.

To jest jednak bywa czasami zaledwie preludium do głównej części wiadomości (tu może troszkę odchodzimy od kwestii formy i zbliżamy się do zasadniczej części korespondencji-jej treści). Kilka przykładów:

W związku z tym, że mam problem w dotarciu do literatury stosownej, chciałbym przełożyć moje seminarium o tydzień

W ramach wyjaśnienia: temat owego seminarium i jego termin zostały ustalone jakieś dwa miesiące wcześniej. Dotarcie do „literatury stosownej” również nie jest problemem – większość prac jest dostępna on-line, a kłopoty z dotarciem do materiałów nie były wcześniej zgłaszane.

To z kolei jest „kwiatek”, jaki trafił do mojej żony:

Prosiłabym o info na temat materiału, który Pani będzie egzekwować w zamian za zaliczenie ów warunku i termin Pani pasujący.

W ramach wyjaśnienia: zakres materiału był oczywiście dokładnie określony na zajęciach, a w tym konkretnym przypadku można oczekiwać, że będzie doskonale znany osobie, która pragnie uzyskać zaliczenie „ów warunku”. Oczywiście, „info” zostało przesłane raz jeszcze i zaskutkowało następującym mailem:

Prosiłam o okrojenie lub chociaż uogólnienie materiału, ze względu na to, że kserówek z II semestru nie posiadam (pozostały mi zaledwie 3 kartki) i próbuje je skompletować od innych studentów (co nie jest takie proste). Wiem, że to nie Pani problem, ale drobne ułatwienie byłoby bardzo pomocne. Czy mogę zaproponować chociaż aby pojawiły się same słówka z kserówek?

No nic innego nie pozostaje, jak okroić materiał do owych trzech kartek, skoro tylko one przetrwały! Docenić należy oczywiście wysiłki studentki, która na kilka dni przed terminem zaliczenia powzięła rozpaczliwą próbę zdobycia pozostałych brakujących kartek od innych studentów (a wiemy, że nie jest to takie proste). Ostatecznie należy się cieszyć, że studentka chcąca zaliczyć „ów warunku” nie przygotowała własnej wersji kolokwium, obejmującego materiał z tych trzech kartek, które jej pozostały (chociaż kto wie?). A z drugiej strony, przecież PROSIŁA, żeby OKROIĆ, albo CHOCIAŻ UOGÓLNIĆ materiał. A tu taki brak empatii ze strony prowadzącej zajęcia…

Pod koniec wiadomości można spodziewać się zwrotu zamykającego. Najczęściej takowego brak, a jeśli już jest, to ogranicza się do lakonicznego

pozdrawiam

Po owym sakramentalnym „pozdrawiam” następują inicjały nadawcy, rzadziej pełne imię i nazwisko. Hitem ostatniego semestru był jednak mail od studentki, która nie raczyła się w żaden sposób podpisać. Odpisałem jej zaczynając od zwrotu „Szanowne niewiadomo co lub kto” i dziewczę, kiedy przyszło zaliczać zaległy materiał, okazało wielkie zdziwienie, iż nie wiedziałem KTO DO MNIE NAPISAŁ. Bo przecież już wcześniej pisała i była przekonana, że rozpoznam jej adres mailowy.

Trzeba jednak oddać sprawiedliwość młodym adeptom filologii:

Zawsze Pani wierni,
Pani uniżone pierwszaczki

Tyle, że w tym wypadku było to żartobliwe i „na miejscu”, ze względu na kontekst całej wypowiedzi.

Zapewne u wielu osób wyrobiłem sobie tym wpisem opinię mającego „muchy w nosie”, zarozumiałego i zakompleksionego doktorka. Nie mam nic przeciwko mniej formalnym formom korespondencji ze studentami (a nawet jestem „za”). Jednak dobrze, jeśli ich rzeczywiście znam, lubię i wyraźnie to dopuszczam. Wtedy wszelakie bardziej bezpośrednie formy korespondencji, różne emotikony i inne wynalazki są jak najbardziej na miejscu. Nawet, jeśli dotyczą formalnej części relacji – zaliczenia zajęć albo tematów seminariów.

Niedawno przeglądałem bardzo użyteczną książkę Academic Writing for Graduate Students Johna w. Swales’a i Christine B. Feak. Sporo miejsca jest tam poświęcone właśnie formalnej korespondencji w akademickim świecie. Może należy przygotować podobny kurs na pierwszym roku? A z drugiej strony, jak to jest, że studenci, którzy mają jakiś potencjał nie mają przy tej okazji problemów z napisaniem prostej wiadomości z zachowaniem ogólnie przyjętych reguł formalnej korespondencji?

Profesor Śliwerski na swoim blogu napisał, w odniesieniu do poziomu korespondencji:

Mam też świadomość, że kategoria dobrych manier, konwenansów jest dzisiaj staroświecka, dla wielu de mode, ale jako przedstawiciel nauk o wychowaniu mogę się o nią upomnieć, niezależnie od tego, czy będzie się to komuś podobało, czy nie.

Ja się z tym do końca nie zgadzam. Kategoria dobrych manier i konwenansów nie jest staroświecka i de mode. To jest to coś, co robi różnicę. Dużą.

A na koniec mały przewodnik dla opornych, w stylu FAQ.

Q – Dlaczego temat wiadomości jest ważny?

A – Ponieważ adresat wie, czego dotyczy korespondencja. Są tematy ważne, ważniejsze i mniej ważne. Wiadomość bez tytułu przegrywa konkurencję z tą, która ma tytuł. Taki prosty osobisty filtr, ułatwiający ogarnięcie tego co spływa na naszą skrzynkę pocztową. Bywa, że jest to kilkadziesiąt służbowych maili każdego dnia. Poza tym, po prostu tak wypada…

Q – Dlaczego zwrot otwierający jest ważny?

A – Po pierwsze, z powodów svoir-vivre. Tak, jak siadając do stołu nie pakuje się jadła brudnymi łapami do gęby, tylko używa sztućców, nie mówi się z pełną buzią, tak pisząc list (a mail jest formą listu) rozpoczynamy go zwrotem otwierającym. Poza tym, z czysto praktycznego powodu: pisząc do kogoś, mamy zamiar coś uzyskać – prawda? Po co ryzykować, że na samym wstępie zrazimy do siebie owego decydenta?

Q – Dlaczego należy się podpisać pod wiadomością?

A – Przede wszystkim dla tego, ze tak wypada. Wiadomości nie podpisane mają rangę anonimowych i tyle. No i przecież, dobrze, żeby adresat wiedział od kogo jest dany mail. Chyba, że intencje nadawcy są inne.

Reklamy